البدء
مقدمة عن النظام
نظام إدارة المخاطبات والتذاكر هو منصة داخلية تساعد المؤسسة على تسجيل المخاطبات الواردة والصادرة والداخلية، وتحديد المسؤول الحالي عن كل معاملة، ومتابعة انتقالها بين الإدارات والموظفين حتى اكتمالها، مع الاحتفاظ بسجل زمني واضح لكل ما حدث عليها.
بدل الاعتماد على المتابعة الشفهية أو الرسائل المتفرقة، يجمع النظام بيانات المخاطبة وحالتها ومسؤوليتها الحالية ومرفقاتها وسجل حركتها في مكان واحد، مما يسهل معرفة أين وصلت المعاملة ومن المسؤول عنها وما الإجراءات التي تمت عليها.
ماذا يقدم لك النظام؟
تسجيل المخاطبات
تسجيل المخاطبات الواردة من جهات خارجية، والمخاطبات الصادرة، والمخاطبات الداخلية في صورة تذاكر منظمة تحمل رقمًا مرجعيًا واضحًا.
معرفة المسؤول الحالي
معرفة الإدارة والموظف المسؤولين عن التذكرة في الوقت الحالي، مع إمكانية إحالتها إلى إدارة وموظف آخر عند الحاجة.
تتبع كامل للحركة
الاحتفاظ بسجل زمني يعرض إنشاء التذكرة، والإحالات، والتعليقات، والموافقات، والرفض، والتعثر، والاستئناف، والإكمال وغيرها من الأحداث.
متابعة الحالة والزمن
متابعة حالة التذكرة وتاريخ استحقاقها والزمن الذي استغرقته، بالإضافة إلى المدة التي قضتها لدى الإدارات والموظفين أثناء دورة العمل.
كيف تسير التذكرة داخل النظام؟
تسجيل المخاطبة
يتم إنشاء تذكرة جديدة وتسجيل بيانات المخاطبة الأساسية وتحديد الإدارة والموظف المسؤول.
بدء المتابعة
يبدأ الموظف المسؤول معالجة التذكرة ويمكنه إضافة التعليقات والمرفقات والإجراءات المتاحة له.
الإحالة عند الحاجة
يمكن نقل مسؤولية التذكرة إلى إدارة وموظف آخر، مع تسجيل عملية الإحالة بالكامل في سجل الأحداث.
المتابعة
يمكن متابعة الحالة والمسؤول الحالي والتاريخ الزمني للتذكرة والزمن المستغرق من شاشة واحدة.
الإكمال
عند انتهاء العمل يتم إكمال التذكرة مع الاحتفاظ بجميع تفاصيلها وسجلها السابق للرجوع إليه.
أهم أجزاء النظام
لوحة التحكم
تعرض أهم المؤشرات والتذاكر الحديثة والمتأخرة والمتعثرة.
التذاكر
المكان الرئيسي لإنشاء التذاكر والبحث عنها وفتح تفاصيلها وتنفيذ الإجراءات.
تذاكري
تساعد كل مستخدم على الوصول إلى التذاكر المرتبطة به ومتابعة ما يحتاج انتباهه.
التقارير
توفر عرضًا منظمًا للتذاكر مع البحث والتصفية وإمكانية تصدير النتائج.
قد تختلف الصفحات والأزرار التي تظهر لك حسب دورك وصلاحياتك داخل النظام، لذلك قد ترى بعض الخيارات التي لا تظهر لمستخدم آخر.
جاهز للبدء؟
يمكنك الآن الانتقال إلى لوحة التحكم للتعرف على النظام بصورة عملية.
فتح لوحة التحكم