إدارة التذاكر
عرض تفاصيل التذكرة
شاشة تفاصيل التذكرة هي الصفحة الرئيسية لمتابعة تذكرة واحدة، ومنها يمكنك فهم بياناتها الحالية، ومعرفة المسؤول عنها، ومراجعة المرفقات وسجل الأحداث والزمن المستغرق، وتنفيذ الإجراءات المتاحة لك حسب حالتها وصلاحياتك.
تجمع هذه الشاشة بين الوضع الحالي للتذكرة وتاريخ ما حدث عليها، لذلك فهي المرجع الأساسي عند مراجعة أي معاملة داخل النظام.
البيانات الأساسية للتذكرة
رقم التذكرة
الرقم المرجعي الذي ينشئه النظام تلقائيًا لكل تذكرة، ويستخدم في البحث والمتابعة والإشارة إلى المعاملة.
الموضوع
العنوان المختصر الذي يوضح مضمون التذكرة.
نوع المخاطبة
يوضح ما إذا كانت التذكرة وارد خارجي أو صادر خارجي أو داخلية.
الحالة
توضح المرحلة الحالية للتذكرة، مثل جديدة أو قيد المعالجة أو متعثرة أو مكتملة.
الأولوية
توضح مدى أهمية التذكرة وسرعة التعامل المطلوبة معها.
من المسؤول عن التذكرة الآن؟
الإدارة الحالية
الإدارة التي تقع لديها مسؤولية التذكرة في الوقت الحالي.
المسؤول الحالي
الموظف المسندة إليه التذكرة حاليًا داخل الإدارة.
هذه البيانات تعكس الوضع الحالي فقط. لمعرفة من كانت لديه التذكرة سابقًا، راجع الخط الزمني وسجل الأحداث.
بيانات إضافية
منشئ التذكرة
المستخدم الذي قام بإنشاء التذكرة داخل النظام.
الجهة الخارجية
اسم الجهة الخارجية المرتبطة بالمخاطبة عندما يكون ذلك مناسبًا.
الوصف
التفاصيل والمعلومات المسجلة عند إنشاء التذكرة لفهم المطلوب بصورة أوضح.
التواريخ المهمة
تاريخ المخاطبة
التاريخ المرتبط بالمخاطبة الأصلية عند وجوده.
تاريخ الاستحقاق
الموعد المتوقع الانتهاء من التذكرة قبله.
تاريخ الإنشاء
وقت تسجيل التذكرة داخل النظام.
تاريخ الإكمال
يظهر عند اكتمال التذكرة ويوضح وقت إنهاء دورة العمل.
إذا تجاوزت التذكرة تاريخ الاستحقاق وهي غير مكتملة، تظهر كتذكرة متأخرة.
الإجراءات المتاحة على التذكرة
تظهر الإجراءات حسب حالة التذكرة الحالية وصلاحيات المستخدم.
سيتم شرح الإجراءات بالتفصيل في قسم إجراءات التذكرة.
قد لا تظهر جميع الإجراءات لكل المستخدمين. ظهور الأزرار يعتمد على صلاحياتك وعلى الحالة الحالية للتذكرة.
المرفقات
يعرض قسم المرفقات الملفات المرتبطة بالتذكرة، ويمكن للمستخدم المصرح له إضافة الملفات أو تحميلها أو تنفيذ الإجراءات المتاحة عليها.
- المرفقات مرتبطة بالتذكرة.
- إضافة المرفق تسجل في سجل الأحداث.
- تحميل الملف يتم من داخل النظام.
- حذف المرفق يعتمد على الصلاحية.
الخط الزمني وسجل الأحداث
يعرض الخط الزمني التاريخ الكامل لما حدث على التذكرة، من لحظة إنشائها وحتى آخر إجراء تم عليها.
- إنشاء التذكرة.
- بدء المعالجة.
- الإحالات.
- التعليقات.
- المرفقات.
- الموافقة والرفض.
- التعثر والاستئناف.
- الإكمال وإعادة الفتح.
يعرض السجل من قام بالفعل ووقت حدوثه، كما يعرض معلومات الانتقال بين الإدارات والموظفين عند الإحالة.
تعرف على الخط الزمنيزمن المعالجة
يعرض هذا الجزء معلومات تساعد على معرفة المدة التي استغرقتها التذكرة، والوقت الذي قضته لدى الإدارات والموظفين أثناء دورة العمل.
- عمر التذكرة الكلي.
- زمن المعالجة الفعلي.
- مدة المسؤولية الحالية.
- المدة لدى كل إدارة.
- المدة لدى كل مستخدم.
الوضع الحالي أم سجل التاريخ؟
الوضع الحالي
- الحالة الحالية.
- الإدارة الحالية.
- المسؤول الحالي.
- الأولوية.
- التواريخ الحالية.
الخط الزمني
- ما الذي حدث سابقًا.
- من نفذ الإجراء.
- متى حدث.
- أين كانت التذكرة قبل الإحالة وبعدها.
تفاصيل التذكرة تعرض الوضع الحالي، بينما الخط الزمني يحتفظ بتاريخ الحركة السابق ولا يتم تعديل الماضي عند انتقال التذكرة إلى مسؤول جديد.
كيف تستخدم شاشة تفاصيل التذكرة عمليًا؟
راجع البيانات الأساسية
تأكد من الموضوع والنوع والحالة والأولوية.
اعرف المسؤول الحالي
راجع الإدارة والموظف المسؤولين عن متابعة التذكرة الآن.
راجع المرفقات
افتح الملفات المرتبطة بالتذكرة عند الحاجة.
راجع الخط الزمني
تعرف على ما تم تنفيذه ومن قام به.
راجع الزمن
تابع المدة المستغرقة لدى الإدارات والموظفين.
نفذ الإجراء المناسب
استخدم الإجراء المتاح حسب حالة التذكرة وصلاحياتك.
تظل بيانات التذكرة وسجل الأحداث والمرفقات متاحة للمراجعة، لكن معظم الإجراءات التشغيلية تتوقف حتى يتم إعادة فتح التذكرة من مستخدم يملك الصلاحية.
افتح تذكرة وراجع تفاصيلها
انتقل إلى قائمة التذاكر واختر التذكرة التي تريد متابعتها.