دليل استخدام نظام إدارة المخاطبات والتذاكر

الإجراءات المتاحة داخل النظام

• يستخدم على التذكرة الجديدة.
• يغير الحالة إلى قيد المعالجة.
• يتم تسجيل الحدث في الخط الزمني.
• يمكن إضافة ملاحظة عند الحاجة إذا كان النموذج يسمح بذلك.

• توضيح ما تم مراجعته.
• تسجيل معلومة جديدة.
• توضيح المطلوب من المرحلة التالية.
• تسجيل ملاحظة مرتبطة بالمتابعة.

إضافة التعليق لا تغير حالة التذكرة ولا تغير المسؤول الحالي عنها.

• يتم تسجيل الموافقة داخل الخط الزمني.
• يمكن إضافة ملاحظة عند الحاجة.
• الموافقة لا تغير الحالة تلقائيًا.
• الموافقة لا تحيل التذكرة تلقائيًا.
• الموافقة لا تكمل التذكرة تلقائيًا.

• يسجل الرفض في التاريخ.
• يمكن توضيح السبب أو الملاحظة.
• لا يحيل التذكرة تلقائيًا.
• لا يغير الحالة تلقائيًا إلى حالة باسم مرفوض.
• لا يتم إغلاق التذكرة تلقائيًا.

ماذا يحدث بعد الموافقة أو الرفض؟

يمكن تسجيل التعثر على التذكرة عندما تكون جديدة أو قيد المعالجة.

يتطلب تسجيل التعثر توضيح السبب حتى يكون واضحًا للمستخدمين لماذا توقف أو تعطل تقدم التذكرة.

• انتظار مستند.
• انتظار رد.
• نقص معلومات.
• مشكلة تحتاج قرارًا.
• عائق مالي أو إداري.

• يستخدم على التذكرة المتعثرة.
• يغير الحالة إلى قيد المعالجة.
• يسجل الحدث في الخط الزمني.
• يمكن إضافة ملاحظة توضح ما الذي تم حله عند الحاجة.

• تتغير الحالة إلى مكتملة.
• يتم تسجيل وقت الإكمال.
• يتم تسجيل الحدث في الخط الزمني.
• تبقى كل البيانات والمرفقات والتاريخ محفوظة.

ماذا يحدث بعد إكمال التذكرة؟

التذكرة المكتملة تظل متاحة للمراجعة والاستفادة من تاريخها الكامل، لكن أغلب الإجراءات التشغيلية تتوقف.

• يتطلب إعادة الفتح سببًا.
• يتم إلغاء وقت الإكمال الحالي باعتباره لم يعد يمثل نهاية دورة العمل الأخيرة.
• تعود الحالة إلى قيد المعالجة.
• يسجل حدث إعادة الفتح في الخط الزمني.
• يمكن بعد ذلك متابعة الإجراءات التشغيلية من جديد.

ماذا يحدث للتاريخ السابق بعد إعادة الفتح؟

لا يتم حذف التاريخ السابق أو إعادة كتابة سجل التذكرة.

يبقى حدث الإكمال السابق محفوظًا داخل الخط الزمني، ويضاف بعده حدث إعادة فتح جديد، حتى يظل تاريخ دورة العمل واضحًا بالكامل.

الإجراءات التي تغير حالة التذكرة

إجراءات تسجل الحدث بدون تغيير الحالة

مثال على دورة إجراءات تذكرة

كل خطوة تسجل كحدث مستقل داخل الخط الزمني، ويمكن لاحقًا معرفة من نفذها ومتى حدثت.

مثال عند حدوث عائق

كيف أعرف الإجراء المناسب؟