المتابعة
الحالات التي تحتاج متابعة
تساعدك شاشة «تحتاج متابعة» على التركيز على التذاكر الموجودة لديك حاليًا والتي تحتاج انتباهًا إضافيًا، إما بسبب وجود عائق مسجل على التذكرة أو بسبب تجاوز تاريخ الاستحقاق قبل اكتمالها.
هذه القائمة شخصية؛ فهي لا تعرض كل التذاكر المتعثرة أو المتأخرة في المؤسسة، بل التذاكر التي أنت المسؤول الحالي عنها وما زالت غير مكتملة.
ما الذي يجعل التذكرة تحتاج متابعة؟
تدخل التذكرة في هذه القائمة إذا انطبق عليها واحد من الشرطين التاليين على الأقل.
متعثرة
تم تسجيل وجود عائق فعلي يمنع استمرار معالجة التذكرة بصورة طبيعية، وما زلت أنت المسؤول الحالي عنها.
متأخرة
لها تاريخ استحقاق تم تجاوزه، وما زالت التذكرة غير مكتملة وأنت المسؤول الحالي عنها.
إذا كان هناك عائق مسجل ثم مر تاريخ الاستحقاق، تنطبق الحالتان على نفس التذكرة، لكنها تظهر مرة واحدة فقط داخل «تحتاج متابعة».
الفرق بين التعثر والتأخير
| العنصر | متعثرة | متأخرة |
|---|---|---|
| السبب | وجود عائق تم تسجيله على التذكرة. | تجاوز تاريخ الاستحقاق قبل الإكمال. |
| هل هي حالة رئيسية؟ | نعم، حالة تشغيلية للتذكرة. | لا، مؤشر مشتق من التاريخ والحالة. |
| كيف تزول؟ | باستئناف المعالجة بعد التعامل مع سبب التعثر. | عند إكمال التذكرة أو إذا لم يعد شرط التأخير منطبقًا. |
| هل يمكن أن تجتمعا؟ | نعم. | نعم. |
كيف تتعامل مع التذكرة المتعثرة؟
وجود التذكرة في حالة «متعثرة» يعني أن سببًا واضحًا تم تسجيله ويحتاج إلى متابعة قبل عودة العمل إلى مساره الطبيعي.
راجع سبب التعثر
افتح تفاصيل التذكرة واقرأ الحدث أو الملاحظة التي توضح سبب توقف العمل.
حدد الإجراء المطلوب
قد يكون المطلوب مستندًا، ردًا، قرارًا، أو إحالة التذكرة إلى مسؤول آخر قادر على معالجة العائق.
استأنف المعالجة عند حل السبب
بعد معالجة سبب التعثر استخدم «استئناف المعالجة» إذا كان الإجراء متاحًا لك، فتعود التذكرة إلى «قيد المعالجة».
يمكن إحالة تذكرة متعثرة إلى إدارة أو موظف آخر، لكنها تظل متعثرة إلى أن يتم تنفيذ استئناف المعالجة بعد التعامل مع السبب.
كيف تتعامل مع التذكرة المتأخرة؟
التأخير لا يحتاج إلى تسجيل يدوي؛ النظام يعتبر التذكرة متأخرة تلقائيًا عندما يمر تاريخ الاستحقاق وهي ما زالت غير مكتملة.
- راجع تاريخ الاستحقاق والمدة التي تم تجاوزها.
- افتح الخط الزمني لفهم ما الذي حدث على التذكرة قبل التأخير.
- راجع المسؤول الحالي وتأكد من أن المتابعة ما زالت في المكان الصحيح.
- نفذ الإجراء المناسب: متابعة العمل، إضافة ملاحظة، إحالة، معالجة التعثر إن وجد، أو إكمال التذكرة عند انتهاء المطلوب.
قد تكون الحالة الحالية «جديدة» أو «قيد المعالجة» أو «متعثرة» وفي الوقت نفسه تظهر التذكرة على أنها متأخرة بسبب تاريخ الاستحقاق.
متى لا تظهر التذكرة في «تحتاج متابعة»؟
إذا لم تعد مسؤولًا عنها
إذا أحيلت التذكرة إلى مستخدم آخر، تخرج من قائمة «تحتاج متابعة» الخاصة بك حتى لو ظلت متعثرة أو متأخرة.
إذا اكتملت
التذكرة المكتملة لا تدخل في «تحتاج متابعة» حتى إذا كان تاريخ استحقاقها قد مر قبل الإكمال.
إذا كنت منشئ التذكرة لكنها انتقلت إلى مسؤول آخر، فلن تظهر في «تحتاج متابعة» الخاصة بك لمجرد أنك أنشأتها. يمكنك الرجوع إليها من تبويب «أنشأتها» في صفحة «تذاكري».
مثال عملي
تذكرة قيد المعالجة
توجد لديك تذكرة لمراجعة عرض من مورد، وتاريخ استحقاقها غدًا.
ظهر عائق
اكتشفت أن المستند المالي المطلوب غير موجود، فسجلت التعثر بسبب نقص المستند.
مر تاريخ الاستحقاق
أصبحت التذكرة متعثرة ومتأخرة في الوقت نفسه، فتظل ظاهرة مرة واحدة في «تحتاج متابعة».
تمت معالجة السبب
بعد وصول المستند تستأنف المعالجة. تزول حالة التعثر، لكن تظل التذكرة متأخرة إلى أن تكتمل لأنها تجاوزت موعدها.
روتين متابعة مقترح
استخدم هذه القائمة كأداة تركيز يومية بدل البحث عن الحالات الحساسة يدويًا بين كل التذاكر.
ابدأ بالمتعثرة
راجع سبب العائق وما إذا كان يمكن حله أو يحتاج إلى إحالة.
راجع المتأخرة
حدد ما الذي منع الإكمال واتخذ الإجراء المناسب بدل ترك التذكرة بدون متابعة.
افتح التفاصيل قبل القرار
راجع المسؤولية الحالية والخط الزمني والمرفقات قبل تنفيذ إحالة أو تغيير حالة.
ظهور التذكرة في قائمة المتابعة لا يعني أن جميع الإجراءات متاحة لك. عند فتحها يعرض النظام فقط الإجراءات التي تسمح بها حالتها الحالية وصلاحيات حسابك.
راجع ما يحتاج إلى انتباهك الآن
افتح صفحة «تذاكري» ثم اختر تبويب «تحتاج متابعة» لمراجعة التذاكر المتعثرة أو المتأخرة الموجودة لديك حاليًا.