المتابعة
الخط الزمني وسجل الأحداث
الخط الزمني هو السجل التاريخي الكامل للتذكرة. من خلاله يمكنك معرفة ما الذي حدث، ومن نفذ الإجراء، ومتى تم، وكيف انتقلت المسؤولية بين الإدارات والموظفين أثناء دورة العمل.
بينما تعرض بيانات التذكرة الوضع الحالي فقط، يحتفظ سجل الأحداث بتاريخ المراحل السابقة دون إعادة كتابة أو حذف ما حدث من قبل.
ما الذي يخبرك به الخط الزمني؟
متى حدث الإجراء؟
يعرض وقت وقوع كل حدث داخل دورة العمل.
من قام به؟
يوضح المستخدم الذي نفذ الإجراء على التذكرة.
كيف انتقلت المسؤولية؟
يعرض الإدارة والموظف قبل الإحالة وبعدها عندما يكون الحدث انتقالًا للمسؤولية.
ما الملاحظة المرتبطة؟
يعرض التعليق أو السبب المصاحب للحدث عندما يتطلب الإجراء ذلك.
الأحداث التي يمكن أن تظهر في السجل
يسجل النظام الأحداث المهمة التي تمر بها التذكرة، ومن أبرزها:
إنشاء التذكرة
بداية السجل وتحديد المسؤولية الأولية.
بدء المعالجة
بدء العمل الفعلي على التذكرة الجديدة.
الإحالة
انتقال المسؤولية إلى إدارة وموظف آخر.
إضافة تعليق
تسجيل ملاحظة أو تحديث مرتبط بالمعاملة.
إضافة مرفق
توثيق إضافة ملف جديد إلى التذكرة.
حذف مرفق
توثيق حذف مرفق بواسطة مستخدم مخول.
الموافقة
تسجيل قرار موافقة دون تغيير الحالة تلقائيًا.
الرفض
تسجيل قرار رفض دون إنشاء حالة مستقلة باسم مرفوضة.
التعثر
تسجيل وجود عائق يمنع استمرار المعالجة بصورة طبيعية.
استئناف المعالجة
تسجيل العودة من التعثر إلى قيد المعالجة.
الإكمال
تسجيل انتهاء دورة العمل الحالية على التذكرة.
إعادة الفتح
تسجيل استئناف العمل على تذكرة سبق إكمالها.
عندما يسجل حدث صحيح على التذكرة لا يتم تعديل هذا الحدث أو حذفه لاحقًا لمجرد أن وضع التذكرة تغير. إذا حدث إجراء جديد، يضاف كسجل جديد حتى يظل التاريخ واضحًا بالكامل.
الوضع الحالي مقابل سجل الأحداث
| العنصر | بيانات التذكرة الحالية | الخط الزمني |
|---|---|---|
| الحالة | تعرض الحالة الحالية الآن | يعرض الأحداث السابقة التي أدت إلى الوضع الحالي |
| الإدارة | تعرض الإدارة المسؤولة حاليًا | يعرض الإدارات التي انتقلت بينها التذكرة |
| الموظف | يعرض المسؤول الحالي | يعرض المسؤولين السابقين والجدد عند الإحالة |
| القرارات والملاحظات | لا تمثل جميعها حقولًا في الوضع الحالي | تظهر كأحداث مستقلة بوقتها ومنفذها |
كيف تقرأ حدثًا داخل الخط الزمني؟
عند مراجعة أي حدث، ركز على أربعة عناصر أساسية:
نوع الحدث
مثل إحالة أو تعليق أو موافقة أو تعثر أو إكمال.
منفذ الحدث
المستخدم الذي قام بالفعل داخل النظام.
وقت الحدث
الوقت الذي وقع فيه الإجراء تشغيليًا.
تفاصيل الحدث
الملاحظة أو السبب أو بيانات الانتقال من مسؤول إلى آخر عندما تكون متاحة.
كيف تظهر الإحالة في السجل؟
الإحالة من أكثر الأحداث التي توضح أهمية الخط الزمني لأنها تحفظ المسؤولية السابقة والجديدة معًا.
قبل الإحالة
تظهر الإدارة والموظف اللذان كانت التذكرة لديهما قبل الانتقال.
حدث الإحالة
يسجل المستخدم الذي نفذ الإحالة ووقت حدوثها.
بعد الإحالة
تظهر الإدارة والموظف اللذان أصبحت لديهما المسؤولية بعد الانتقال.
شاشة التفاصيل تعرض المسؤول الحالي، لكن الخط الزمني يبقي انتقالات المسؤولية السابقة محفوظة حتى يمكن مراجعة مسار التذكرة بالكامل.
مثال على خط زمني لتذكرة
قد يظهر تاريخ تذكرة بصورة مشابهة للمثال التالي:
إنشاء التذكرة
تم تسجيل عرض وارد وإسناده إلى إدارة التسويق.
بدء المعالجة
بدأ المسؤول مراجعة العرض.
إحالة إلى المحتوى
انتقلت المسؤولية لمراجعة نطاق العمل.
إحالة إلى المالية
انتقلت التذكرة لمراجعة القيمة والتكلفة.
تسجيل موافقة
تم تسجيل قرار الموافقة دون إكمال التذكرة تلقائيًا.
إكمال التذكرة
انتهت دورة العمل وتم تسجيل وقت الإكمال.
تعرض شاشة التذكرة الأحداث الأحدث في المقدمة لتسهيل معرفة آخر ما حدث، مع بقاء الترتيب الزمني الكامل محفوظًا داخل السجل.
لماذا الخط الزمني مهم؟
- معرفة آخر إجراء تم على التذكرة.
- معرفة من نفذ كل إجراء.
- تتبع انتقال المسؤولية بين الإدارات والموظفين.
- الرجوع إلى التعليقات والأسباب والقرارات المسجلة.
- فهم تسلسل العمل عند وجود تعثر أو إعادة فتح.
- توفير الأساس الزمني المستخدم في حساب مدة بقاء التذكرة لدى كل مسؤول.
عند مراجعة معاملة مهمة، اقرأ تسلسل الأحداث المرتبط بها، خصوصًا الإحالات والتعليقات والتعثر والموافقة أو الرفض، حتى تفهم السياق الكامل قبل اتخاذ إجراء جديد.
راجع سجل إحدى التذاكر
افتح قائمة التذاكر، اختر تذكرة مرت بعدة إجراءات، ثم راجع الخط الزمني لمعرفة مسارها بالكامل.