إدارة التذاكر
أنواع المخاطبات
يستخدم النظام ثلاثة أنواع رئيسية من المخاطبات لتحديد طبيعة كل تذكرة واتجاهها، وهي: وارد خارجي، وصادر خارجي، وداخلي.
اختيار النوع الصحيح يساعد على فهم مصدر المخاطبة واتجاهها، ويسهّل البحث والتصفية والتقارير لاحقًا.
يستخدم هذا النوع عندما تصل المخاطبة إلى المؤسسة من جهة خارجية.
- خطاب من شركة أو مورد.
- عرض تجاري أو فني.
- طلب وارد من جهة حكومية.
- فاتورة أو مطالبة مالية.
- خطاب رسمي يحتاج إلى مراجعة داخلية.
📝 مثال
وصل عرض من شركة إنتاج إعلامي لتنفيذ حملة للمؤسسة. يتم تسجيل الخطاب كتذكرة من نوع وارد خارجي، ثم تبدأ دورة مراجعته داخل الإدارات.
في المخاطبات الواردة يفضل تسجيل اسم الجهة المرسلة في حقل الجهة الخارجية لتسهيل معرفة مصدر المخاطبة والبحث عنها لاحقًا.
يستخدم هذا النوع عندما تكون المخاطبة موجهة من المؤسسة إلى جهة خارجية.
- رد رسمي على جهة خارجية.
- خطاب إلى مورد.
- مخاطبة إلى شركة متعاقدة.
- طلب عرض سعر.
- خطاب مالي أو إداري صادر.
📝 مثال
بعد مراجعة فاتورة أحد الموردين، تقوم المؤسسة بإعداد رد أو خطاب رسمي موجه إليه. يتم تسجيل المخاطبة كتذكرة من نوع صادر خارجي.
يمكن استخدام التذكرة لمتابعة مراجعة الخطاب واعتماد محتواه داخليًا قبل إتمام الإجراء الخارجي.
يستخدم هذا النوع للطلبات والمخاطبات التي تبدأ وتتحرك داخل المؤسسة بدون أن تكون مرتبطة بمراسلة واردة أو صادرة مع جهة خارجية.
- طلب اعتماد ميزانية.
- طلب مراجعة عقد داخلي.
- تعميم إداري.
- طلب تجهيز محتوى.
- طلب بين إدارتين.
📝 مثال
تحتاج إدارة التسويق إلى اعتماد ميزانية حملة جديدة من الإدارة التنفيذية. يتم إنشاء تذكرة داخلية وإحالتها بين الإدارات المعنية حتى اكتمالها.
في التذكرة الداخلية لا تكون هناك حاجة عادة إلى تسجيل جهة خارجية، لأن دورة العمل تتم داخل المؤسسة.
مقارنة سريعة بين الأنواع
| النوع | مصدر المخاطبة | اتجاهها | مثال |
|---|---|---|---|
| وارد خارجي | من خارج المؤسسة | إلى داخل المؤسسة | عرض أو خطاب وارد |
| صادر خارجي | من داخل المؤسسة | إلى خارج المؤسسة | رد أو خطاب صادر |
| داخلي | من داخل المؤسسة | داخل المؤسسة | طلب اعتماد أو تعميم |
كيف أختار النوع الصحيح؟
هل وصلت المخاطبة من جهة خارجية؟
إذا نعم: اختر وارد خارجي.
هل المخاطبة ستخرج من المؤسسة إلى جهة خارجية؟
إذا نعم: اختر صادر خارجي.
هل الطلب أو المعاملة تتم بالكامل داخل المؤسسة؟
إذا نعم: اختر داخلي.
نوع المخاطبة يستخدم لاحقًا في البحث والتصفية والتقارير، لذلك يفضل تحديده بصورة صحيحة عند إنشاء التذكرة.
هل نوع المخاطبة يغير مسار التذكرة؟
لا. نوع المخاطبة يصف طبيعة التذكرة فقط، لكنه لا ينشئ مسارًا تلقائيًا ولا يحدد الإدارات التي يجب أن تمر عليها.
الإحالة بين الإدارات والموظفين تتم يدويًا حسب حاجة المعاملة والصلاحيات المتاحة.
النظام لا يستخدم Workflow تلقائيًا في هذه المرحلة، لذلك يتم تحديد المسؤول الحالي وإحالة التذكرة عند الحاجة بصورة يدوية.
الجهة الخارجية ونوع المخاطبة
وارد خارجي
الجهة الخارجية تمثل عادة الجهة المرسلة.
صادر خارجي
الجهة الخارجية تمثل عادة الجهة المستلمة أو المرتبطة بالمخاطبة.
داخلي
غالبًا لا توجد جهة خارجية.
جرّب اختيار نوع المخاطبة
افتح نموذج إنشاء تذكرة جديدة وحدد النوع المناسب حسب طبيعة المعاملة.