إدارة التذاكر
المرفقات
تتيح المرفقات الاحتفاظ بالملفات المرتبطة بالتذكرة داخل نفس المعاملة، مثل الخطابات والمستندات والجداول والصور والعروض التقديمية، بحيث يمكن للمستخدمين المصرح لهم الرجوع إليها أثناء متابعة دورة العمل.
كل مرفق يرتبط بتذكرة محددة، ويتم تسجيل إضافة المرفق أو حذفه ضمن سجل أحداث التذكرة للحفاظ على وضوح ما حدث عليها.
متى تحتاج إلى إضافة مرفق؟
المخاطبات الأصلية
إرفاق الخطاب أو الطلب أو المستند الأصلي المرتبط بالتذكرة.
المستندات الداعمة
إضافة العقود أو عروض الأسعار أو الموافقات أو المستندات التي تساعد على معالجة التذكرة.
الجداول والتقارير
إرفاق ملفات الجداول أو البيانات التي يحتاجها الموظفون أثناء المراجعة أو اتخاذ القرار.
الصور والمواد المرئية
إضافة الصور أو المواد المرئية المرتبطة بالمعاملة عند الحاجة.
أنواع الملفات المسموح بها
يدعم النظام مجموعة من أنواع الملفات الشائعة المستخدمة في الأعمال الإدارية.
الحد الأقصى لحجم الملف الواحد هو 10 ميجابايت. لن يقبل النظام ملفًا يتجاوز الحجم المسموح أو يستخدم نوعًا غير مدعوم.
كيف تضيف مرفقًا إلى التذكرة؟
افتح التذكرة
انتقل إلى شاشة تفاصيل التذكرة التي تريد إضافة الملف إليها.
اختر إضافة مرفق
استخدم إجراء إضافة المرفق إذا كان متاحًا لك.
اختر الملف
حدد الملف المطلوب وتأكد من أن نوعه وحجمه مسموحان.
راجع النتيجة
بعد نجاح الرفع يظهر الملف ضمن مرفقات التذكرة ويسجل حدث إضافته في الخط الزمني.
تحميل المرفق
يمكن للمستخدم الذي يملك حق الوصول المناسب إلى التذكرة تحميل الملفات المرتبطة بها من شاشة التفاصيل.
حذف المرفق
حذف المرفق إجراء مقيد ولا يظهر لكل مستخدم يستطيع مشاهدة التذكرة؛ يحتاج إلى الصلاحية المخصصة للحذف.
ملفات التذاكر خاصة وليست روابط عامة مفتوحة. الوصول إلى المرفق يتم من خلال النظام وبناءً على حق المستخدم في الوصول إلى التذكرة.
ماذا يسجل النظام؟
إضافة مرفق
عند إضافة ملف يسجل النظام حدثًا جديدًا داخل تاريخ التذكرة.
حذف مرفق
عند تنفيذ حذف مصرح به يسجل النظام حدث حذف المرفق داخل الخط الزمني.
حتى بعد حذف الملف، يظل سجل الأحداث يوضح أن عملية حذف مرفق حدثت على التذكرة.
المرفقات والتذكرة المكتملة
بعد إكمال التذكرة تظل المرفقات الموجودة متاحة للمراجعة والتحميل للمستخدمين المصرح لهم، لكن لا تتم إضافة مرفقات جديدة ضمن دورة العمل العادية إلا بعد إعادة فتح التذكرة.
قد يظل حذف المرفق متاحًا للمستخدم الذي يملك صلاحية الحذف الخاصة حتى عندما تكون التذكرة مكتملة.
نصائح عند إضافة المرفقات
- استخدم الملف المرتبط فعليًا بالمعاملة.
- اختر اسم ملف واضح قبل رفعه كلما أمكن.
- تأكد أنك ترفع النسخة الصحيحة من المستند.
- تأكد أن حجم الملف لا يتجاوز 10 ميجابايت.
- لا تضف ملفات لا يجب أن تكون مرتبطة بهذه التذكرة.
يفضل أن تحتوي التذكرة نفسها على المعلومات الأساسية، بينما يستخدم المرفق لتوفير المستند الداعم.
مثال عملي
وصول عرض من شركة إنتاج إعلامي
يتم تسجيل العرض كتذكرة داخل النظام.
إرفاق ملف العرض PDF
يصبح المستند الأصلي متاحًا داخل نفس التذكرة.
إحالة التذكرة للمراجعة
يتمكن المسؤول الجديد من مراجعة الملف المرتبط بالمعاملة.
إضافة بيانات داعمة
يمكن إضافة ملف جدول عند الحاجة للمراجعة المالية.
المرفقات وسجل الأحداث
يساعد تسجيل عمليات الإضافة والحذف على معرفة متى حدث التغيير ومن قام به ضمن تاريخ التذكرة.
قد يستطيع مستخدم مشاهدة وتحميل مرفق، بينما يستطيع مستخدم آخر إضافة ملفات، وقد تكون صلاحية الحذف مقتصرة على مستخدمين محددين.
راجع مرفقات إحدى التذاكر
افتح قائمة التذاكر واختر تذكرة لمراجعة الملفات المرتبطة بها أو إضافة مرفق إذا كانت صلاحياتك وحالة التذكرة تسمحان بذلك.