الإدارة والتقارير
التقارير
توفر صفحة التقارير عرضًا تشغيليًا منظمًا للتذاكر، وتساعدك على البحث داخل البيانات الحالية وتطبيق الفلاتر المناسبة ثم مراجعة النتائج أو تصديرها عند الحاجة.
التقرير يعتمد على نفس بيانات التذاكر الفعلية ونفس نطاق الرؤية المسموح للمستخدم؛ لذلك لا يعرض بيانات إضافية تتجاوز ما يحق لك الوصول إليه داخل النظام.
ماذا يقدم تقرير التذاكر؟
يمكن استخدام التقرير للحصول على صورة عملية عن الوضع الحالي للتذاكر حسب مجموعة كبيرة من المعايير.
البحث السريع
الوصول إلى التذكرة باستخدام رقمها أو موضوعها أو بياناتها القابلة للبحث.
فلاتر متعددة
تضييق النتائج حسب الحالة والأولوية والنوع والإدارة والمسؤول والتواريخ وغيرها.
عرض تشغيلي
مراجعة الحالة الحالية لكل تذكرة والمسؤول عنها وتواريخها المهمة داخل جدول واحد.
تصدير النتائج
تصدير النتائج الظاهرة والمفلترة إلى ملف Excel عند الحاجة.
ما البيانات التي تظهر في التقرير؟
يعرض التقرير بيانات تساعد على فهم الوضع الحالي للتذكرة بسرعة بدون الحاجة إلى فتح كل تذكرة أولًا.
رقم التذكرة
الرقم المرجعي المستخدم في المتابعة والبحث.
الموضوع
العنوان المختصر الذي يوضح مضمون المعاملة.
نوع المخاطبة
وارد خارجي أو صادر خارجي أو داخلي.
الأولوية والحالة
درجة أهمية التذكرة ووضعها التشغيلي الحالي.
الإدارة والمسؤول الحالي
الجهة والموظف اللذان تقع لديهما المسؤولية حاليًا.
المنشئ والجهة الخارجية
من أنشأ التذكرة والجهة الخارجية المرتبطة بها عند وجودها.
التواريخ
تاريخ المخاطبة والاستحقاق والإنشاء والإكمال عند انطباقها.
مؤشر التأخير
يوضح ما إذا كانت التذكرة متأخرة حاليًا.
الفلاتر المتاحة
يمكن دمج أكثر من فلتر للوصول إلى مجموعة دقيقة من التذاكر التي تريد مراجعتها.
الحالة
مثل جديدة أو قيد المعالجة أو متعثرة أو مكتملة.
التذاكر المفتوحة
إظهار التذاكر غير المكتملة فقط.
المتأخرة
إظهار التذاكر التي تجاوزت تاريخ الاستحقاق وما زالت غير مكتملة.
الأولوية
تصفية النتائج حسب مستوى الأولوية.
نوع المخاطبة
تحديد وارد خارجي أو صادر خارجي أو داخلي.
الإدارة الحالية
عرض التذاكر الموجودة حاليًا لدى إدارة معينة.
المسؤول الحالي
عرض التذاكر المسندة حاليًا إلى مستخدم محدد.
منشئ التذكرة
عرض التذاكر التي أنشأها مستخدم محدد.
التصفية حسب الفترات الزمنية
يدعم التقرير أيضًا فلاتر نطاق التاريخ، وهي مفيدة عند إعداد مراجعة لفترة محددة.
تاريخ إنشاء التذكرة
لإظهار التذاكر التي تم إنشاؤها خلال فترة معينة.
تاريخ المخاطبة
للبحث حسب التاريخ المسجل للمخاطبة الأصلية.
تاريخ الاستحقاق
لمراجعة التذاكر التي تقع مواعيد استحقاقها داخل فترة محددة.
تاريخ الإكمال
لمراجعة التذاكر المكتملة حاليًا والتي تم إكمالها خلال فترة معينة.
يحسب النظام التأخير من تاريخ الاستحقاق والحالة الحالية. لذلك يمكن أن تكون التذكرة قيد المعالجة ومتأخرة في الوقت نفسه، أو متعثرة ومتأخرة في الوقت نفسه.
تصدير النتائج إلى Excel
يمكن تصدير نتائج التقرير لاستخدامها خارج النظام عند الحاجة إلى مشاركة البيانات أو مراجعتها في ملف جدولي.
حدد النتائج المطلوبة
استخدم البحث والفلاتر للوصول إلى مجموعة التذاكر التي تحتاجها.
راجع الجدول
تأكد أن النتائج المعروضة هي النتائج التي تريد تصديرها.
استخدم التصدير
نفذ إجراء التصدير لإنشاء ملف Excel اعتمادًا على نفس نتائج الجدول المفلترة.
الملف المصدر يعتمد على نفس نطاق البيانات الذي يسمح لك النظام برؤيته، ولا يستخدم التصدير كوسيلة للوصول إلى تذاكر غير مسموح لك بمشاهدتها.
ما الذي لا تمثله صفحة التقارير؟
التقرير الحالي مصمم لمراجعة الوضع الحالي للتذاكر، وليس لتحليل كل حدث تاريخي مر على النظام.
يجيب عن
- ما حالة التذاكر الآن؟
- من المسؤول عنها الآن؟
- ما التذاكر المتأخرة حاليًا؟
- ما التذاكر الموجودة في إدارة أو لدى موظف معين؟
لا يمثل حاليًا
- Report Builder متقدم.
- نظام ذكاء أعمال BI.
- تقريرًا كاملًا لكل الإحالات التاريخية.
- تحليلًا مستقلًا لكل الموافقات أو الأحداث السابقة.
إذا أردت معرفة رحلة تذكرة معينة بين الإدارات والموظفين أو مراجعة الموافقات والتعليقات السابقة، استخدم شاشة تفاصيل التذكرة والخط الزمني.
مثال عملي: متابعة التذاكر المتأخرة لدى إدارة معينة
اختر الإدارة
طبق فلتر الإدارة الحالية وحدد الإدارة التي تريد مراجعتها.
فعّل فلتر المتأخرة
ستتبقى التذاكر غير المكتملة التي تجاوزت تاريخ استحقاقها داخل الإدارة المختارة.
أضف المسؤول عند الحاجة
يمكن تضييق النتائج أكثر باختيار الموظف المسؤول الحالي.
راجع أو صدّر
راجع النتائج مباشرة أو صدّر نفس النتائج إلى Excel عند الحاجة.
ابدأ بالمعيار الأهم، ثم أضف فلاتر أخرى تدريجيًا. الجمع بين عدد كبير من الفلاتر قد يؤدي إلى نتائج محدودة جدًا أو عدم ظهور نتائج إذا لم توجد تذاكر تطابق جميع الشروط معًا.
افتح تقرير التذاكر
انتقل إلى التقرير، طبّق الفلاتر المناسبة، ثم راجع النتائج أو صدّرها عند الحاجة.