البدء
إنشاء تذكرة جديدة
تبدأ دورة العمل داخل النظام بإنشاء تذكرة جديدة لتسجيل المخاطبة أو المعاملة المطلوب متابعتها. أثناء الإنشاء يتم تسجيل البيانات الأساسية وتحديد نوع المخاطبة وأولويتها والمسؤول عنها وتاريخ الاستحقاق عند الحاجة.
بعد حفظ التذكرة يقوم النظام بإنشاء رقم تذكرة مرجعي تلقائيًا، ويتم الاحتفاظ بالتذكرة داخل النظام لبدء متابعتها وتنفيذ الإجراءات والإحالات عليها.
متى أستخدم إنشاء تذكرة؟
مخاطبة واردة
عند وصول خطاب أو عرض أو طلب أو مستند من جهة خارج المؤسسة وتحتاج إلى تسجيله ومتابعته داخل الإدارات.
مخاطبة صادرة
عند تسجيل مخاطبة أو معاملة موجهة من المؤسسة إلى جهة خارجية ويحتاج مسارها إلى المتابعة والتوثيق.
معاملة داخلية
عند وجود طلب أو مخاطبة يتم تداولها بين الإدارات والموظفين داخل المؤسسة.
البيانات الأساسية للتذكرة
يحتوي نموذج إنشاء التذكرة على مجموعة من الحقول التي تساعد على تعريف المخاطبة وتحديد المسؤولية الأولية عنها.
الموضوع
عنوان مختصر وواضح يوضح مضمون المخاطبة أو الغرض منها.
مثال
نوع المخاطبة
يحدد طبيعة المعاملة داخل النظام.
- وارد خارجي.
- صادر خارجي.
- داخلي.
سيتم شرح الفرق بين هذه الأنواع بالتفصيل في قسم أنواع المخاطبات.
الجهة الخارجية
اسم الجهة أو المؤسسة الخارجية المرتبطة بالمخاطبة عندما يكون ذلك مناسبًا، مثل شركة أو مورد أو جهة حكومية.
في المخاطبات الداخلية قد لا تكون هناك جهة خارجية.
الوصف
مساحة لتسجيل تفاصيل المخاطبة أو المعلومات التي يحتاج الموظفون إلى معرفتها أثناء معالجتها.
الأولوية
تساعد الأولوية على توضيح مدى أهمية التذكرة وسرعة التعامل المطلوبة معها.
الأولوية لا تغير مسار التذكرة تلقائيًا، لكنها تساعد المستخدمين على ترتيب العمل والمتابعة.
تحديد المسؤول عن التذكرة
أثناء إنشاء التذكرة يتم تحديد الإدارة والموظف المسؤولين عنها في بداية دورة العمل.
الإدارة الحالية
الإدارة التي ستبدأ لديها التذكرة، مثل التسويق أو المالية أو إدارة المحتوى.
الموظف المسؤول
الموظف الذي ستُسند إليه التذكرة داخل الإدارة المختارة.
يجب أن يكون الموظف مرتبطًا بالإدارة المختارة حتى يمكن إسناد التذكرة إليه.
التواريخ
تاريخ المخاطبة
التاريخ المرتبط بالمخاطبة الأصلية عند الحاجة، مثل تاريخ الخطاب أو المعاملة الخارجية.
تاريخ الاستحقاق
التاريخ والوقت المتوقع الانتهاء من التذكرة قبله.
إذا تجاوزت التذكرة تاريخ الاستحقاق وهي ما زالت غير مكتملة، يعتبرها النظام تذكرة متأخرة وتظهر ضمن مؤشرات وقوائم المتابعة.
رقم التذكرة
لا تحتاج إلى كتابة رقم التذكرة يدويًا. بعد إنشاء التذكرة يقوم النظام بإنشاء رقم مرجعي لها تلقائيًا.
استخدم رقم التذكرة عند البحث عنها أو الإشارة إليها في المراسلات والمتابعة.
خطوات إنشاء تذكرة جديدة
اضغط على إضافة تذكرة
افتح شاشة إنشاء تذكرة جديدة من قائمة التذاكر أو من الرابط الموجود أسفل هذه الصفحة.
أدخل البيانات الأساسية
اكتب الموضوع وحدد نوع المخاطبة وأدخل الجهة الخارجية والوصف عند الحاجة.
حدد الأولوية
اختر مستوى الأولوية المناسب لطبيعة المعاملة.
حدد المسؤول
اختر الإدارة ثم الموظف الذي ستبدأ لديه التذكرة.
حدد التواريخ
أدخل تاريخ المخاطبة وتاريخ الاستحقاق إذا كانا مطلوبين لهذه المعاملة.
احفظ التذكرة
بعد الحفظ يقوم النظام بإنشاء التذكرة ورقمها المرجعي وتصبح جاهزة للمتابعة.
تأكد من أن الموضوع واضح، وأن نوع المخاطبة صحيح، وأن الإدارة والموظف المسؤول تم اختيارهما بصورة مناسبة، لأن هذه البيانات تساعد على بدء دورة العمل بصورة صحيحة.
ماذا يحدث بعد إنشاء التذكرة؟
1. رقم مرجعي تلقائي
يتم إنشاء رقم مرجعي تلقائي للتذكرة.
2. تحديد المسؤولية الحالية
يتم تسجيل الإدارة والموظف كمسؤولين حاليين عنها.
3. تسجيل حدث الإنشاء
يتم تسجيل حدث إنشاء التذكرة في سجل الأحداث.
4. جاهزية المتابعة
يمكن بعد ذلك بدء المعالجة أو إضافة مرفقات أو إحالتها أو تنفيذ الإجراءات المسموح بها حسب الحالة والصلاحيات.
ظهور خيار إنشاء تذكرة أو إمكانية استخدام بعض الحقول يعتمد على صلاحيات المستخدم داخل النظام.
أنشئ تذكرتك الأولى
انتقل إلى نموذج إنشاء التذكرة وسجل المخاطبة التي تريد متابعتها.