المتابعة
تذاكري
صفحة «تذاكري» هي قائمة العمل الشخصية داخل النظام. تساعدك على الوصول بسرعة إلى التذاكر المرتبطة بك مباشرة، سواء كنت المسؤول الحالي عنها أو كنت أنت من أنشأها.
الصفحة لا تتحول إلى قائمة لجميع تذاكر المؤسسة حتى إذا كانت لديك صلاحيات رؤية واسعة؛ الهدف منها أن تجيب بسرعة عن سؤال: ما التذاكر التي تخصني أنا شخصيًا الآن؟
كيف تنظم الصفحة تذاكرك؟
تنقسم الصفحة إلى أربع تبويبات، ولكل تبويب معنى واضح يساعدك على الوصول إلى نوع معين من العمل بدون الحاجة إلى إعداد فلاتر في كل مرة.
العمل الحالي
التذاكر غير المكتملة التي أنت المسؤول الحالي عنها.
أنشأتها
جميع التذاكر التي قمت بإنشائها، حتى إذا انتقلت إلى مسؤول آخر.
تحتاج متابعة
التذاكر الموجودة لديك حاليًا وهي متعثرة أو تجاوزت تاريخ الاستحقاق.
مكتملة عندي
التذاكر المكتملة التي ما زلت أنت المسؤول الحالي المسجل عليها.
العمل الحالي
هذا هو التبويب الأساسي للمتابعة اليومية، ويعرض التذاكر التي تقع مسؤوليتها عليك الآن وما زالت غير مكتملة.
- يعرض التذاكر التي أنت المسؤول الحالي عنها.
- يشمل الحالات: جديدة، قيد المعالجة، ومتعثرة.
- لا يعرض التذاكر المكتملة.
- لا يعرض تذكرة أنشأتها إذا كانت قد انتقلت إلى مسؤول آخر لمجرد أنك منشئها.
تبويب «العمل الحالي» هو أفضل نقطة بداية لمعرفة التذاكر التي تتطلب منك عملًا أو متابعة مباشرة الآن.
أنشأتها
يعرض هذا التبويب جميع التذاكر التي أنشأتها أنت داخل النظام، بغض النظر عن المسؤول الحالي عنها أو حالتها الحالية.
إذا بقيت التذكرة لديك
ستظهر لأنها من إنشائك، وقد تظهر أيضًا في تبويب آخر حسب حالتها ومسؤوليتها الحالية.
إذا أحيلت إلى شخص آخر
تظل ظاهرة في «أنشأتها» حتى تتمكن من الرجوع إليها ومتابعة ما وصلت إليه.
وجود التذكرة في «أنشأتها» لا يعني أنك ما زلت مسؤولًا عنها، ولا يعني تلقائيًا أن كل إجراءات التذكرة متاحة لك. المسؤول الحالي والصلاحيات هما اللذان يحكمان العمل الفعلي عليها.
تحتاج متابعة
يجمع هذا التبويب التذاكر الموجودة لديك حاليًا والتي تحتاج إلى انتباه إضافي بسبب التعثر أو التأخير.
متعثرة
تذكرة أنت مسؤول عنها حاليًا وتم تسجيل وجود عائق يمنع استمرار العمل عليها بصورة طبيعية.
متأخرة
تذكرة أنت مسؤول عنها حاليًا وما زالت غير مكتملة بعد تجاوز تاريخ الاستحقاق.
يمكن أن تكون التذكرة متعثرة ومتأخرة في الوقت نفسه، لكنها تظهر مرة واحدة فقط داخل تبويب «تحتاج متابعة».
مكتملة عندي
يعرض هذا التبويب التذاكر المكتملة التي يظل حسابك مسجلًا عليها باعتباره المسؤول الحالي بعد الإكمال.
يفيد هذا التبويب عند الرجوع إلى معاملات انتهت وهي لديك ومراجعة تفاصيلها أو سجلها أو مرفقاتها بدون خلطها بقائمة العمل النشط.
المعنى هو أن التذكرة مكتملة وأنك المسؤول الحالي المسجل عليها. لا يستخدم النظام هذا التبويب لإثبات أن نفس المستخدم هو الذي نفذ إجراء الإكمال.
هل يمكن أن تظهر التذكرة في أكثر من تبويب؟
نعم، لأن كل تبويب يجيب عن سؤال مختلف.
أنشأت تذكرة وأنت المسؤول عنها
قد تظهر في «العمل الحالي» و«أنشأتها» في الوقت نفسه.
ثم أصبحت متأخرة أو متعثرة
تظهر أيضًا في «تحتاج متابعة» لأنها ما زالت مسؤوليتك الحالية.
ثم اكتملت وهي لديك
تخرج من «العمل الحالي» و«تحتاج متابعة»، وتظهر في «مكتملة عندي»، مع بقائها في «أنشأتها» إذا كنت منشئها.
المعلومات التي تظهر في القائمة
يعرض الجدول أهم البيانات التي تحتاجها لاتخاذ قرار سريع قبل فتح التذكرة.
رقم التذكرة
الرقم المرجعي المستخدم في البحث والمتابعة.
الموضوع
ملخص واضح لمحتوى التذكرة.
الحالة
جديدة أو قيد المعالجة أو متعثرة أو مكتملة.
الأولوية
مستوى أهمية التذكرة.
نوع المخاطبة
وارد خارجي أو صادر خارجي أو داخلي.
الإدارة الحالية
الإدارة التي تقع لديها المسؤولية الآن.
تاريخ الاستحقاق
الموعد المطلوب إنهاء التذكرة قبله عند وجوده.
تاريخ الإنشاء
وقت تسجيل التذكرة داخل النظام.
البحث والتصفية داخل تذاكري
يمكنك تضييق النتائج داخل التبويب الحالي بدون تغيير معناه الشخصي.
البحث
يمكن البحث برقم التذكرة أو الموضوع أو الجهة الخارجية عند وجودها.
الفلاتر
يمكن التصفية حسب الأولوية ونوع المخاطبة والإدارة الحالية والتأخير ونطاق تاريخ الاستحقاق وفق الخيارات المتاحة.
إذا كنت داخل «العمل الحالي»، فلن تظهر تذكرة لم تعد مسؤولًا عنها لمجرد أن رقمها يطابق كلمة البحث. البحث يعمل داخل نطاق التبويب نفسه.
تذاكري ليست «تذاكر إدارتي»
قد يكون المستخدم عضوًا في إدارة واحدة أو أكثر، لكن عضوية الإدارة وحدها لا تجعل جميع تذاكر هذه الإدارات تظهر داخل صفحة «تذاكري».
المعيار هنا هو علاقتك الشخصية بالتذكرة: هل أنت المسؤول الحالي عنها، أم أنت من أنشأها؟ أما عرض نطاق أوسع من التذاكر فيتم من القوائم العامة أو التقارير وفق صلاحيات المستخدم.
كيف تستخدم تذاكري خلال يوم العمل؟
ابدأ بالعمل الحالي
راجع التذاكر التي تقع مسؤوليتها عليك الآن وحدد ما يحتاج إلى إجراء.
انتقل إلى تحتاج متابعة
ركز على التذاكر المتعثرة أو المتأخرة التي تحتاج تدخلًا أسرع.
راجع ما أنشأته عند الحاجة
تابع التذاكر التي بدأت من عندك حتى إذا انتقلت إلى مسؤول آخر.
ارجع إلى المكتملة
استخدم «مكتملة عندي» للرجوع إلى المعاملات التي انتهت وهي مسجلة لديك.
ظهور التذكرة داخل «تذاكري» لا يلغي قواعد الصلاحيات الخاصة بالإجراءات. عند فتح التذكرة ستظهر لك فقط الإجراءات التي يسمح بها دورك وحالة التذكرة الحالية.
افتح قائمة عملك الشخصية
انتقل إلى «تذاكري» وابدأ بمراجعة العمل الحالي والحالات التي تحتاج متابعتك.