الإدارة والتقارير
الإدارات والمستخدمون
تعتمد حركة التذاكر داخل النظام على وجود إدارات واضحة وربط المستخدمين بالإدارات التي يعملون بها. يساعد هذا التنظيم على تحديد المسؤول الحالي عن كل تذكرة، واختيار الوجهة الصحيحة عند الإحالة، والحفاظ على وضوح المسؤوليات أثناء دورة العمل.
يمكن أن يرتبط المستخدم بأكثر من إدارة، بينما تظل الأدوار والصلاحيات مفهومًا منفصلًا عن عضوية الإدارات. الانتماء إلى إدارة لا يمنح المستخدم تلقائيًا صلاحية رؤية جميع تذاكرها أو تنفيذ كل الإجراءات عليها.
كيف يرتبط المستخدم بالإدارة؟
العلاقة بين المستخدمين والإدارات علاقة متعددة؛ أي أن الإدارة يمكن أن تضم عدة مستخدمين، والمستخدم نفسه يمكن أن يكون عضوًا في أكثر من إدارة عند الحاجة.
الإدارة تضم عدة مستخدمين
مثل إدارة التسويق التي قد تضم مدير التسويق ومسؤول المحتوى وعدة موظفين آخرين.
المستخدم قد يتبع أكثر من إدارة
يمكن ربط الموظف بأكثر من إدارة إذا كانت طبيعة عمله تتطلب ذلك، بدون الحاجة إلى إنشاء حساب آخر له.
النظام لا يعتمد على إدارة أساسية واحدة داخل حساب المستخدم؛ عضوية الإدارات متعددة ويتم إدارتها بصورة مستقلة.
إدارة الإدارات
من شاشة الإدارات يستطيع المستخدم المخول إنشاء الإدارات وتعديل بياناتها وربط المستخدمين بها.
اسم الإدارة
الاسم التشغيلي الذي يظهر عند إنشاء التذاكر والإحالة والتقارير.
حالة التفعيل
تحدد ما إذا كانت الإدارة نشطة ومتاحة للاستخدام في العمليات الجديدة.
ترتيب العرض
يساعد على ترتيب الإدارات بصورة منظمة في القوائم والشاشات.
المستخدمون المرتبطون
يمكن اختيار عدة مستخدمين وربطهم بالإدارة نفسها مباشرة من نموذج الإدارة.
ماذا تعرض قائمة الإدارات؟
تساعد القائمة الإدارية على مراجعة الهيكل الحالي بسرعة، وتعرض المعلومات الأساسية لكل إدارة.
| البيان | الفائدة |
|---|---|
| اسم الإدارة | تمييز الإدارة داخل النظام والعمليات. |
| نشطة / غير نشطة | معرفة ما إذا كانت الإدارة متاحة للعمليات الجديدة. |
| عدد المستخدمين | مراجعة عدد الحسابات المرتبطة بالإدارة. |
| ترتيب العرض | التحكم في ترتيب ظهور الإدارات. |
يمكن البحث باسم الإدارة، كما يمكن تصفية القائمة حسب حالة التفعيل لتسهيل الوصول إلى الإدارات النشطة أو غير النشطة.
ماذا يعني تعطيل إدارة؟
إذا لم تعد الإدارة مستخدمة في العمليات الجديدة، يمكن جعلها غير نشطة بدل حذفها.
- الإدارة غير النشطة لا يفترض استخدامها كوجهة جديدة للإحالة أو العضويات الجديدة.
- تظل البيانات التاريخية التي تشير إلى الإدارة محفوظة.
- يمكن للمستخدم المرتبط سابقًا بإدارة أصبحت غير نشطة أن يظل ارتباطه ظاهرًا عند تعديل حسابه حتى لا تختفي العلاقة القديمة دون قصد.
- الحذف المباشر للإدارات غير متاح من الـResource الحالي حفاظًا على سلامة البيانات.
عندما تكون الإدارة مرتبطة بتاريخ تذاكر أو مستخدمين، فإن تعطيلها يحافظ على السجل السابق بدون إتاحتها للعمليات الجديدة.
ربط الإدارات بالمستخدم
يمكن أيضًا إدارة عضوية الإدارات من شاشة إنشاء أو تعديل المستخدم، بدون الحاجة إلى فتح كل إدارة بصورة منفصلة.
افتح المستخدم
انتقل إلى قائمة المستخدمين ثم افتح المستخدم المطلوب تعديله.
حدد الإدارات
استخدم حقل الإدارات لاختيار إدارة واحدة أو عدة إدارات مرتبطة بالمستخدم.
احفظ التعديلات
بعد الحفظ تصبح العضويات الجديدة متاحة للاستخدام في العمليات التي تعتمد على الإدارة والموظف.
عند اختيار عضوية جديدة يعرض النظام الإدارات النشطة. وإذا كان المستخدم مرتبطًا بالفعل بإدارة أصبحت غير نشطة، يمكن أن تظهر له هذه الإدارة داخل نموذج التعديل مع توضيح أنها غير نشطة حتى يمكن إدارة العلاقة القائمة بصورة صحيحة.
ما علاقة الإدارات بإحالة التذاكر؟
عضوية المستخدم في الإدارة تؤثر مباشرة على اختيار المسؤول المستهدف عند إحالة التذكرة.
اختر الإدارة المستهدفة
يحدد المستخدم الإدارة التي يجب أن تنتقل إليها المعاملة.
اختر الموظف داخلها
يجب أن يكون الموظف المستهدف عضوًا فعليًا في الإدارة المختارة.
تنفيذ الإحالة
بعد التأكيد تصبح الإدارة والموظف هما المسؤولين الحاليين عن التذكرة.
لا يمكن اختيار موظف كوجهة إحالة داخل إدارة لا ينتمي إليها. لذلك يجب تحديث عضويات المستخدمين عند تغير الهيكل الإداري أو مسؤوليات الموظفين.
العضوية لا تعني الصلاحية
من المهم التفريق بين مكان المستخدم داخل الهيكل التنظيمي وبين ما يسمح له النظام بفعله.
| المفهوم | ماذا يحدد؟ |
|---|---|
| عضوية الإدارة | تحدد الإدارات التي ينتمي إليها المستخدم ويمكن اختياره ضمنها في العمليات التنظيمية مثل الإحالة. |
| الدور والصلاحيات | تحدد الشاشات والإجراءات التي يستطيع المستخدم رؤيتها أو تنفيذها داخل النظام. |
| المسؤول الحالي | يحدد المستخدم والإدارة اللذين تقع لديهما مسؤولية تذكرة معينة الآن. |
وجود المستخدم ضمن إدارة المالية لا يعني تلقائيًا أنه يستطيع رؤية كل تذاكر الإدارة المالية، كما لا يمنحه تلقائيًا صلاحية الموافقة أو الإحالة أو الإكمال.
مثال عملي
لنفترض أن المؤسسة لديها إدارة التسويق وإدارة المحتوى والإدارة المالية.
أحمد — التسويق
مرتبط بإدارة التسويق ويمكن اختياره كمسؤول عندما تكون وجهة التذكرة هي التسويق.
سارة — التسويق والمحتوى
مرتبطة بإدارتين، لذلك يمكن أن تكون مسؤولة عن تذكرة تحت أي منهما حسب الإحالة الفعلية.
خالد — المالية
يظهر كخيار مسؤول عند إحالة التذكرة إلى الإدارة المالية إذا كانت عضويته ما زالت قائمة.
عند انتقال موظف من إدارة إلى أخرى، راجع عضوياته داخل النظام. صحة هذه العلاقات مهمة حتى تظهر خيارات الإحالة بصورة صحيحة ولا يتم توجيه المعاملة إلى موظف داخل إدارة غير مناسبة.
إدارة الهيكل التنظيمي
إذا كانت صلاحياتك تسمح بذلك، يمكنك فتح الإدارات أو المستخدمين لمراجعة العضويات الحالية وتحديثها.