الإدارة والتقارير
الأدوار والصلاحيات
تحدد الأدوار والصلاحيات ما الذي يستطيع كل مستخدم رؤيته أو تنفيذه داخل النظام. فوجود حساب للمستخدم لا يعني أن جميع الشاشات والإجراءات ستكون متاحة له، وإنما يحصل كل مستخدم على قدرات تتناسب مع دوره والصلاحيات الممنوحة له.
يعتمد النظام على الأدوار لتجميع الصلاحيات بصورة منظمة، بينما تتحكم الصلاحيات نفسها في العمليات الفعلية مثل رؤية جميع التذاكر، أو الإحالة، أو الموافقة، أو إكمال التذكرة، أو إدارة المستخدمين.
ما الفرق بين الدور والصلاحية؟
الدور
يمثل مجموعة من الصلاحيات التي تناسب فئة معينة من المستخدمين، مثل موظف أو إدارة أو مدير نظام.
الصلاحية
تمثل قدرة محددة داخل النظام، مثل إحالة تذكرة أو إضافة مرفق أو رؤية جميع التذاكر.
يمكن أن يحمل مستخدم دور «موظف»، لكن الإجراءات التي يستطيع تنفيذها فعليًا تعتمد على الصلاحيات المرتبطة بهذا الدور. لذلك لا يكفي اسم الدور وحده للحكم على كل ما يستطيع المستخدم فعله.
الأدوار الأساسية في المشروع
يعتمد المشروع على ثلاثة أدوار تشغيلية رئيسية. وتظل الصلاحيات الفعلية لكل دور قابلة للإدارة وفق سياسة المؤسسة.
مدير النظام
الدور الإداري الأعلى في النظام، ويستخدم لإدارة الإعدادات والموارد والصلاحيات والعمليات الإدارية والتشغيلية المسموح بها.
الإدارة
دور مخصص للمستخدمين الإداريين أو الإشرافيين. ما يستطيع هذا الدور رؤيته أو تنفيذه يتحدد بحسب الصلاحيات التي تم إسنادها إليه.
الموظف
الدور المخصص للعمل اليومي على التذاكر. لا يعني هذا الدور تلقائيًا رؤية كل تذاكر المؤسسة أو إدارة المستخدمين والإعدادات.
اسم الدور يساعد على تنظيم المستخدمين، لكن القرار النهائي داخل النظام يعتمد على الصلاحيات الممنوحة فعليًا لذلك الدور وعلى قواعد الحالة الحالية للتذكرة.
أهم مجموعات الصلاحيات
توجد صلاحيات مرتبطة بموارد النظام، وصلاحيات تشغيلية خاصة بالتذاكر. فيما يلي أهم المعاني التي يحتاج المستخدم إلى فهمها.
نطاق رؤية التذاكر
بعض المستخدمين يمكنهم رؤية نطاق شخصي محدود من التذاكر، بينما قد تمنح الإدارة مستخدمًا صلاحية أوسع لرؤية جميع التذاكر المسموح بها على مستوى المؤسسة.
الإحالة
صلاحية إحالة التذكرة تحدد من يستطيع نقل المسؤولية إلى إدارة وموظف آخرين.
بدء واستئناف المعالجة
تتحكم الصلاحيات في القدرة على بدء العمل على التذكرة الجديدة أو استئناف تذكرة متعثرة عندما تسمح حالتها بذلك.
التعليقات والمرفقات
يمكن فصل صلاحية إضافة تعليق عن صلاحية إضافة الملفات، بحيث يحصل المستخدم فقط على العمليات التي يحتاجها في عمله.
الموافقة والرفض
يمكن تحديد من يملك صلاحية تسجيل الموافقة أو الرفض على التذكرة دون أن يعني ذلك إنشاء مسار موافقات تلقائي.
التعثر
تتحكم الصلاحيات في من يستطيع تسجيل تعثر التذكرة أو استئنافها بعد معالجة سبب التعثر.
الإكمال وإعادة الفتح
يمكن التحكم بصورة مستقلة في من يستطيع إكمال التذكرة ومن يستطيع إعادة فتح تذكرة مكتملة.
حذف المرفقات
حذف مرفق تذكرة عملية إدارية منفصلة، ولا تصبح متاحة تلقائيًا لمجرد القدرة على مشاهدة المرفق أو تحميله.
الرؤية لا تساوي القدرة على التنفيذ
من أهم قواعد النظام أن القدرة على رؤية التذكرة لا تعني بالضرورة القدرة على تنفيذ كل الإجراءات عليها.
يمكنك رؤية التذكرة
هذا يعني أن التذكرة تقع داخل نطاق الرؤية المسموح لك به.
يتم فحص صلاحية الإجراء
كل عملية مثل الإحالة أو الموافقة أو الإكمال لها قواعد وصلاحيات خاصة بها.
يتم فحص حالة التذكرة
حتى مع وجود الصلاحية، قد لا يسمح وضع التذكرة الحالي بتنفيذ الإجراء.
إذا كنت تستطيع فتح التذكرة لكن لا ترى زر الإحالة أو الموافقة أو الإكمال مثلًا، فقد يكون السبب أن حسابك لا يملك الصلاحية المطلوبة أو أن حالة التذكرة الحالية لا تسمح بهذا الإجراء.
عضوية الإدارة ليست صلاحية
ارتباط المستخدم بإدارة يستخدم في تنظيم المسؤولية والإحالة، لكنه لا يمنحه تلقائيًا جميع صلاحيات هذه الإدارة ولا يجعله قادرًا على رؤية جميع تذاكرها.
العضوية في الإدارة
تحدد الإدارات التي ينتمي إليها المستخدم ويمكن إسناد أو إحالة التذاكر إليه ضمنها.
الصلاحيات
تحدد ما يمكن للمستخدم فعله فعليًا داخل النظام، بصورة مستقلة عن مجرد انتمائه التنظيمي إلى إدارة معينة.
إدارة أدوار المستخدم
من شاشة المستخدم يمكن للمستخدم الإداري المصرح له تحديد الدور أو الأدوار المرتبطة بالحساب، بالإضافة إلى تحديد الإدارات التي ينتمي إليها المستخدم.
عند إعداد حساب جديد، يفضل منحه أقل مجموعة صلاحيات تكفي لتنفيذ مسؤولياته الفعلية، ثم إضافة صلاحيات أخرى فقط عند وجود حاجة واضحة.
إدارة الأدوار والصلاحيات
يوفر النظام شاشة إدارية لإدارة الأدوار والصلاحيات. ظهور هذه الشاشة أو القدرة على تعديل محتواها يعتمد بدوره على صلاحيات الحساب المستخدم.
إدارة المستخدمين
مراجعة المستخدمين وتحديد أدوارهم وإداراتهم حسب الصلاحيات المتاحة.
فتح المستخدمينإدارة الأدوار
مراجعة الأدوار والصلاحيات المرتبطة بها للمستخدم الإداري المخول.
فتح الأدوار والصلاحياتمثال عملي
إنشاء حساب موظف
يتم إنشاء المستخدم وتحديد دوره وإداراته حسب طبيعة عمله.
إسناده إلى إدارة التسويق
تصبح إدارة التسويق إحدى الإدارات التي يمكن إسناد التذاكر إليه من خلالها.
تحديد صلاحيات العمل
يتم تحديد ما إذا كان يستطيع الإحالة أو التعليق أو إضافة مرفقات أو تنفيذ إجراءات أخرى وفق السياسة المعتمدة.
العمل على التذكرة
عند فتح التذكرة تظهر له فقط الإجراءات التي تسمح بها صلاحياته وحالة التذكرة الحالية.
لا تستخدم الأدوار أو عضوية الإدارات كبديل عن الصلاحيات. الإدارة تحدد الانتماء التنظيمي، والدور يساعد على تجميع الصلاحيات، أما الصلاحيات فهي التي تحدد ما يستطيع المستخدم تنفيذه فعليًا.
راجع إعدادات الوصول
إذا كان حسابك إداريًا ومصرحًا له، يمكنك مراجعة المستخدمين والأدوار والصلاحيات من الشاشات الإدارية الفعلية للنظام.